Legal

Política de tratamiento de datos personales

Así protegemos la información que nos confías, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Código GE-PT-05 · Versión 00 · Vigencia 2026-05-30

TRUCHAS BELMIRA S.A.S., identificada con NIT 800.192.049-5, con domicilio principal en Medellin Antioquia, dirección Calle 34 # 65C – 117, teléfono 6045200440 y correo electrónico operaciones@truchasbelmira.co, en adelante TRUCHAS BELMIRA S.A.S., actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, conservados o suprimidos en desarrollo de sus actividades.

La presente Política establece los lineamientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por TRUCHAS BELMIRA S.A.S., de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen, sustituyan o resulten aplicables.

La presente Política tiene por objeto establecer los criterios y lineamientos bajo los cuales TRUCHAS BELMIRA S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales de sus diferentes titulares, garantizando el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de los principios establecidos en la normativa colombiana sobre protección de datos personales.

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. reconoce el derecho fundamental de las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando legalmente proceda, solicitar la supresión de los datos personales que sean objeto de tratamiento, así como a ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación vigente.

La presente Política aplica a todos los datos personales que sean tratados por TRUCHAS BELMIRA S.A.S., independientemente del medio mediante el cual sean recolectados, del tipo de relación existente con el titular o de la actividad empresarial en cuyo desarrollo sean obtenidos.

La Política aplica, entre otros, a los siguientes titulares:

• Trabajadores y ex trabajadores.
• Aspirantes y candidatos a procesos de selección.
• Aprendices y practicantes.
• Contratistas.
• Proveedores.
• Clientes y potenciales clientes.
• Accionistas.
• Representantes y contactos de personas jurídicas.
• Visitantes.
• Usuarios.
• Transportadores.
• Personas que participen en actividades institucionales o comerciales.
• Personas cuyos datos sean registrados mediante sistemas de videovigilancia.

Y, en general, cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de TRUCHAS BELMIRA S.A.S.

DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Dato sensible: información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso puede generar discriminación, en los términos establecidos por la legislación aplicable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando sea legalmente exigible.
• Transferencia: tratamiento que implica el envío de datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, cuando corresponda.
• Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano con el objeto de que un Encargado realice determinado tratamiento por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. desarrollará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos en la normativa colombiana, especialmente los siguientes:

• Legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará dentro del marco de la Constitución, la ley y las disposiciones aplicables.
• Finalidad: Los datos serán tratados para finalidades legítimas, determinadas, explícitas e informadas al titular.
• Libertad: El tratamiento se realizará con autorización del titular cuando esta sea necesaria, o con fundamento en las excepciones legalmente previstas.
• Veracidad o calidad: La información será tratada procurando que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: TRUCHAS BELMIRA S.A.S. garantizará al titular el acceso a la información relacionada con el tratamiento de sus datos, en los términos establecidos por la ley.
• Acceso y circulación restringida: Los datos personales serán tratados bajo condiciones que impidan su acceso o divulgación no autorizada.
• Seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con la organización, cuando corresponda.
• Responsabilidad demostrada: TRUCHAS BELMIRA S.A.S. adoptará medidas apropiadas para acreditar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales.

CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

Dependiendo de la relación existente con el titular y de la finalidad correspondiente, TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá tratar, entre otros, los siguientes tipos de información:

• Datos de identificación.
• Datos de contacto.
• Información laboral.
• Información contractual.
• Información académica y profesional.
• Información relacionada con procesos de selección.
• Información de seguridad social, cuando corresponda.
• Información necesaria para la gestión administrativa, contable, financiera y comercial.
• Información relacionada con proveedores y clientes.
• Registros de ingreso y permanencia en instalaciones.
• Fotografías, videos, imágenes y grabaciones de voz.
• Información obtenida mediante sistemas de videovigilancia.
• Información relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cuando corresponda.
• Información requerida para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. tratará únicamente los datos que resulten pertinentes, necesarios y adecuados para las finalidades correspondientes.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades, entre otras que resulten compatibles con la relación existente con el titular:

Gestión laboral y de talento humano

• Desarrollar procesos de selección y contratación.
• Administrar la relación laboral.
• Gestionar nómina, prestaciones, beneficios y demás aspectos derivados de la relación laboral.
• Realizar afiliaciones y trámites ante el Sistema de Seguridad Social Integral.
• Gestionar procesos de capacitación, bienestar y desarrollo.
• Administrar información relacionada con trabajadores y ex trabajadores.
• Cumplir obligaciones legales derivadas de la relación laboral.

Seguridad y Salud en el Trabajo

• Gestionar actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Gestionar actividades de prevención y promoción de la seguridad y salud.
• Cumplir obligaciones legales relacionadas con riesgos laborales.
• Gestionar información médica ocupacional exclusivamente cuando exista fundamento legal para ello y respetando la reserva correspondiente.

Gestión comercial y de clientes

• Administrar relaciones comerciales.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y requerimientos.
• Gestionar cotizaciones y procesos comerciales.
• Ejecutar contratos.
• Realizar seguimiento a productos y servicios.
• Mantener comunicación relacionada con las relaciones comerciales existentes o potenciales, cuando legalmente proceda.

Gestión de proveedores y contratistas

• Realizar procesos de selección y vinculación.
• Gestionar contratos y órdenes de servicio.
• Verificar información necesaria para la relación contractual.
• Gestionar pagos y obligaciones administrativas.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y de control.

Gestión administrativa y legal

• Gestionar procesos administrativos, contables, financieros y jurídicos.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias.
• Gestionar procesos judiciales, administrativos o extrajudiciales cuando corresponda.
• Prevenir y detectar fraude, conductas ilícitas o situaciones que puedan afectar el patrimonio de la organización.

Seguridad física y control de acceso

• Controlar el ingreso y salida de personas.
• Proteger a trabajadores, visitantes, clientes, proveedores y demás personas que ingresen a las instalaciones.
• Proteger los bienes de la organización.
• Prevenir incidentes de seguridad.

Videovigilancia

Las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia podrán ser tratadas para fines de seguridad, prevención y atención de incidentes, protección de personas y bienes, control de acceso y demás finalidades legítimas relacionadas con la seguridad de las instalaciones. El acceso a estas imágenes estará restringido al personal autorizado y a terceros que cuenten con habilitación legal o contractual para acceder a ellas.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. reconoce que determinados datos personales pueden tener la condición de sensibles y, por tanto, requieren una protección reforzada.

La organización evitará solicitar o tratar datos sensibles cuando estos no sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades correspondientes.

Cuando el tratamiento de datos sensibles sea legalmente permitido y resulte necesario, TRUCHAS BELMIRA S.A.S. adoptará las medidas de seguridad y confidencialidad correspondientes y solicitará la autorización cuando esta sea exigible.

El titular será informado, cuando corresponda, sobre el carácter sensible de la información y sobre la posibilidad de abstenerse de autorizar su tratamiento cuando legalmente proceda.

TRATAMIENTO DE DATOS RELACIONADOS CON LA SALUD

Cuando en desarrollo de sus actividades TRUCHAS BELMIRA S.A.S. deba tratar información relacionada con la salud de los trabajadores u otros titulares, esta será manejada bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y acceso restringido.

La información de carácter médico u ocupacional será tratada únicamente para las finalidades legalmente permitidas y por las personas o entidades que tengan competencia o autorización para acceder a ella.

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. respetará las disposiciones especiales relacionadas con la reserva de la información médica y ocupacional.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. no realizará tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo en aquellos casos en los que dicho tratamiento sea permitido por la legislación aplicable y resulte necesario para una finalidad legítima.

Cuando corresponda, el tratamiento se realizará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

TRATAMIENTO DE IMAGEN, VOZ Y MATERIAL AUDIOVISUAL

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá captar fotografías, imágenes, videos y grabaciones de voz en el desarrollo de actividades institucionales, laborales, comerciales, formativas o de seguridad, siempre de acuerdo con las finalidades correspondientes y la normativa aplicable.

Cuando sea necesario obtener autorización para un uso determinado, esta será solicitada al titular de manera previa, expresa e informada.

Cuando exista autorización para ello, el material podrá utilizarse, entre otros, en:

• Página web institucional.
• Redes sociales corporativas.
• Material institucional.
• Campañas de comunicación.
• Informes de gestión.
• Actividades de capacitación.
• Material educativo.
• Boletines.
• Publicaciones impresas o digitales.
• Memorias de eventos.
• Actividades de responsabilidad social.
• Difusión de actividades institucionales.

La utilización de la imagen y voz se realizará respetando la dignidad, honra, buen nombre, intimidad y demás derechos fundamentales del titular.

La revocatoria de una autorización será atendida en los términos establecidos por la legislación, sin perjuicio de aquellos tratamientos que deban mantenerse por obligación legal, contractual o por otra causa jurídicamente válida.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas, para la ejecución de relaciones contractuales, para la prestación de servicios, para el cumplimiento de obligaciones legales o cuando exista otra base jurídica que lo permita.

Entre los terceros que eventualmente podrán tener acceso a información personal se encuentran, según corresponda:

• Proveedores de servicios tecnológicos.
• Proveedores de nómina y servicios administrativos.
• Entidades del Sistema de Seguridad Social.
• ARL, EPS, AFP y demás entidades competentes.
• Contratistas y proveedores.
• Asesores profesionales.
• Entidades financieras.
• Autoridades administrativas y judiciales.
• Encargados del tratamiento.
• Otros terceros legalmente habilitados.

Cuando se realicen transmisiones o transferencias de datos personales, TRUCHAS BELMIRA S.A.S. adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas correspondientes para garantizar la protección de la información.

En caso de transferencias internacionales, se observarán las condiciones y requisitos establecidos por la legislación colombiana aplicable.

ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá contratar personas naturales o jurídicas que actúen como Encargados del Tratamiento.

Los Encargados únicamente podrán tratar los datos personales de acuerdo con las instrucciones y finalidades autorizadas por TRUCHAS BELMIRA S.A.S., y deberán adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad y protección exigibles.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. implementará medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales orientadas a proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, consulta, uso, divulgación o tratamiento indebido.

El acceso a la información estará limitado de acuerdo con las funciones, responsabilidades y necesidades de cada usuario o tercero autorizado.

Los trabajadores, contratistas y demás personas que tengan acceso a información personal deberán utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas y mantener la confidencialidad correspondiente.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la actualización o rectificación de información.
• Solicitar la supresión de los datos cuando legalmente proceda.
• Revocar la autorización cuando ello sea jurídicamente posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos, una vez agotados los mecanismos internos cuando ello sea exigible.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los titulares, sus causahabientes, representantes o personas debidamente autorizadas podrán presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través de los canales establecidos por TRUCHAS BELMIRA S.A.S.

Las solicitudes deberán permitir la identificación del titular y deberán contener, como mínimo, la información necesaria para determinar el objeto de la solicitud.

• Consultas: El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que sean objeto de tratamiento. TRUCHAS BELMIRA S.A.S. atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.
• Reclamos: El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que considere que existe un incumplimiento de las disposiciones aplicables, podrá presentar el correspondiente reclamo. Los reclamos serán atendidos de acuerdo con los términos y procedimientos establecidos en la normativa vigente.
• Solicitud de supresión: El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando legalmente proceda. La solicitud podrá ser negada cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, cuando la conservación resulte necesaria para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, o cuando exista otra causa jurídicamente válida que impida su supresión.

CANALES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán presentarse a través de:

En la página web de TRUCHAS BELMIRA S.A.S. se mantendrá disponible para consulta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la confidencialidad respecto de la información a la que tengan acceso en desarrollo de sus funciones o relaciones contractuales.

Esta obligación permanecerá vigente aun después de finalizada la relación laboral, contractual o comercial, cuando legalmente corresponda.

CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, mientras exista una relación contractual, comercial, laboral o de cualquier otra naturaleza que justifique su tratamiento, o durante el período en que exista una obligación legal o contractual de conservarlos.

Una vez cumplida la finalidad y agotados los términos de conservación aplicables, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a las medidas correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales y los procedimientos internos de la organización.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando la legislación exija autorización del titular, TRUCHAS BELMIRA S.A.S. solicitará dicha autorización de manera previa, expresa e informada, utilizando los mecanismos físicos o electrónicos que correspondan.

La publicación de esta Política en la página web constituye un mecanismo de información al titular y no sustituye, por sí misma, las autorizaciones específicas que sean legalmente necesarias para determinados tratamientos.

En los formularios físicos o electrónicos mediante los cuales se recolecten datos personales, TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá incorporar los avisos de privacidad y mecanismos de autorización correspondientes.

ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

TRUCHAS BELMIRA S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar esta Política cuando resulte necesario para adecuarla a cambios normativos, jurisprudenciales, administrativos, tecnológicos, organizacionales o a las necesidades propias de la organización.

Las modificaciones serán publicadas en los canales institucionales correspondientes cuando así resulte necesario.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras TRUCHAS BELMIRA S.A.S. realice tratamiento de datos personales.

La versión vigente estará disponible para consulta permanente en la página web institucional.

Fecha de aprobación: 30 de junio de 2026
Última actualización: 30 de septiembre de 2026

ANDRES FELIPE MONTAGUT TORRADO
Representante Legal
TRUCHAS BELMIRA S.A.S.